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　　今年是濟寧第一年對大學(xué)生檔案實行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制。為實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化管理，太白湖新區(qū)建設(shè)了智能化檔案管理庫房。8日，記者采訪了解到，在這里，大學(xué)生檔案20秒可存檔入庫，定位提取一氣呵成。

　　進入智能檔案室，一排排整齊帶著電子顯示屏的檔案管理箱格外顯眼。墻角一臺全天候用于數(shù)字檔案的閱覽和查詢的電腦實時記錄信息，保障電腦“萬無一失” 。

　　在太白湖區(qū)從事3年檔案管理的趙靜此刻拿著10個人的檔案名單走了進來。她打開電腦智能檔案管理系統(tǒng)頁面，敲打了幾個字，智能檔案箱柜門自動打開，12層檔案自動翻轉(zhuǎn)定位，檔案標(biāo)簽上紅燈閃亮，電子顯示屏顯示檔案姓名與編號，三重提醒保障，不到20秒，她成功取出第一份檔案。10分鐘過去，趙靜輕松的把10份檔案歸納在了一起。她對記者說，“以前找份檔案令人頭疼，現(xiàn)在簡直一身輕松�！�

　　“如今我們不僅將所有紙質(zhì)檔案整理歸檔，并進行了科學(xué)地編號，還實現(xiàn)了所有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，通過電腦掃描，就可以輕松瀏覽查閱所有的數(shù)字檔案�！壁w靜告訴記者，過去，為了尋找一份檔案，常常要花半小時甚至更多時間，而現(xiàn)在，通過“檔案上架號條形碼”檢索法，可精準(zhǔn)定位實體檔案在檔案密集架上的具體位置，以及數(shù)字檔案在綜合檔案管理系統(tǒng)中的具體信息，查閱檔案資料只需“彈指間”。

　　這就是智能檔案箱特有的集中操作，統(tǒng)一管理。通過電腦，可實現(xiàn)20組檔案柜全部開啟和關(guān)閉，在全部開啟的同時，電腦會自動進入操作系統(tǒng)界面。在檔案柜開啟之后，電腦操作可以實現(xiàn)檔案柜統(tǒng)一轉(zhuǎn)層，也可以單獨控制某一檔案柜進行指定轉(zhuǎn)層。

　　目前，太白湖智能檔案室存放7500份檔案，主要包括畢業(yè)生檔案，黨員檔案及人事干部檔案。本月太白湖區(qū)會陸續(xù)接收400多份畢業(yè)生檔案，短期內(nèi)整理大量檔案工作量不小。在未安裝智能檔案室前，檔案管理實行定位定柜制，一個檔案放錯需要排查全部檔案，等畢業(yè)生因事來找檔案時，十分不便。如今這個問題迎刃而解，因為智能檔案室實行無序擺放，有序管理。

　　“我們?nèi)〕龅臋n案可隨便打開一個柜子裝進去，不像以前在檔案柜里貼許多標(biāo)簽，到最后自己都記混了�！碧�白湖新區(qū)黨工委組織部曹科長介紹，20組檔案柜全天聯(lián)網(wǎng)，電腦會實時更新檔案的最新位置信息，便于再次查找這基本檔案。如今檔案室180平米，能裝7500本檔案，20組智能檔案櫥只占40平，活動空間非常大。以前一個檔案柜需兩個人打理，現(xiàn)在7500本檔案只需兩個管理人員。